Maßgeschneidertes Enterprise Content Management

Die Vamed-Gruppe steht in Deutschland seit 40 Jahren für effiziente Dienstleistungen bei der Planung, Errichtung und Modernisierung sowie beim technischen Betrieb von Krankenhäusern und anderen Gesundheitseinrichtungen. „Wir tragen die Verantwortung für die hochqualitative und wirtschaftliche Infrastruktur in über 400 Krankenhäusern“, berichtet Steffen Focke, Geschäftsbereichsleiter IT bei Vamed Deutschland. Den gleichen hohen Leistungsanspruch stellt das Unternehmen auch an die eigene Infrastruktur und hat sich für die Erneuerung des veralteten Rechnungssystems mit Optimal Systems einen kompetenten Partner für ECM-Lösungen an Bord geholt.

Das Problem: Eine unflexible Standard-Lösung

In Deutschland ist die VAMED-Gruppe für mehr als 400 Krankenhäuser mit über 130.000 Betten tätig. In den verschiedenen Bereichen – technische Dienstleistungen sowie Planung und Errichtung – sind insgesamt rund 3.000 Mitarbeiter beschäftigt. „Effiziente Prozesse sind hier das A und O“, erklärt der Leiter der IT. „Damit Ärzte und Pflegekräfte die Patienten optimal behandeln können, sorgen wir im Hintergrund für einen reibungslosen Ablauf.“ Das war mit dem Vorgänger-Rechnungssystem von Seeburger irgendwann dann doch nicht mehr ganz so gut möglich wie zur damaligen Einführung. „Die standardisierte Cloud-Lösung konnte einfach nicht alle Anforderungen bei VAMED erfüllen“, erinnert sich Focke. „Insbesondere die Einbindung von weiteren Systemen in die Rechnungsprüfung war ein wichtiger Aspekt für uns“, ergänzt Focke. „Dazu sind viele ECM-Lösungen nicht in der Lage.“ In einem Pilotprojekt wurde deshalb die Eingangsrechnungsbearbeitung in einem Unternehmensbereich auf enaio umgestellt.

Die Lösung: Individualisierte Rechnungseingangsbearbeitung

Die Cloud-Lösung war durch die Standardisierung sehr unflexibel und hat damit oft für Ärger gesorgt: „Schließlich soll sich eine digitale Lösung meinen Bedürfnissen anpassen und nicht ich an die Lösung“, betont Focke. Mit enaio können bei dem Krankenhausspezialisten jetzt unterschiedliche, bedarfsgerechte Features genutzt werden. „Für die Vamed sind insbesondere die Prüfroutinen und digitale Workflows zur Kenntnisnahme und Freigabe wichtig“, erklärt Andreas Kalz, Geschäftsbereichsleiter Vertrieb bei Optimal Systems. Und die nahtlose Integration mit etablierten Finanzbuchhaltungs (FIBU)- und Enterprise Resource Planning (ERP)-Systemen.

Im Bereich Planung und Errichtung arbeitet Vamed meist als Generalübernehmer für Krankenhäuser. Dort fallen viele Rechnungen von Nachunternehmern an, bei denen spezielle Prüfblätter für die Freigabe verwendet werden. „Deshalb wurde hier die Eingangsrechnungsverarbeitung in enaio mit einem kundenspezifischen Template und der automatisierten Übertragung der freigegebenen Belege an die FIBU implementiert“, erläutert Kalz weiter. Im Bereich technische Dienstleistungen liegt die besondere Anforderung eher in der Vielzahl der Rechnungen. „Bei den gerade laufenden Entwicklungsarbeiten werden die Rechnungsfreigabeprozesse mit enaio deshalb hier auch mit SAP und WAVE gekoppelt“, berichtet Kalz weiter.

Flexible, modulare Lösung

Gleich nach dem Go-live von enaio war klar, dass der Abschied von der Cloud die richtige Entscheidung war: „Die Mitarbeiterzufriedenheit ist dank der bedarfsgerechten Lösung sehr hoch“, berichtet Focke. Ein weiterer Pluspunkt für Focke: „Nicht nur der modulare Aufbau von enaio hat uns überzeugt, sondern auch die flexible Projektumsetzung.“ Gemeinsam mit Optimal Systems wurde der richtige Zuschnitt für beide Unternehmensbereiche gefunden. Die geplanten, aber später doch nicht benötigten Scan-Arbeitsplätze wurden gestrichen, das Modul zur Mailarchivierung abgeändert.